maandag 14 september BIS Online officieel in gebruik genomen. Onder de slogan ‘Van papier naar real-time inzicht’ moet het nieuwe digitale systeem een einde maken aan omslachtige papieren dossiers en tegelijkertijd zorgen voor meer controle over de afhandeling van documenten. Met BIS Online kan digitaal worden gevolgd waar een dossier zich bevindt, wat de actuele status is en welke functionaris verantwoordelijk is voor de behandeling. Volgens Luciano Truideman, directeur Algemeen Beheer en Consulaire Zaken, moet dit de traceerbaarheid van dossiers aanzienlijk verbeteren en voorkomen dat documenten zoekraken.

Het documentmanagementsysteem ondersteunt daarnaast verschillende administratieve processen. Door documenten digitaal te verwerken en op te volgen, wil BIS het papiergebruik terugdringen en efficiënter werken. Daarmee moet ook meer transparantie binnen het ministerie ontstaan.

BIS heeft het systeem ontwikkeld binnen het Microsoft 365-platform, met ondersteuning van e-Government, dat Office 365-licenties beschikbaar stelde. Ambassadeur Gilbert van Lierop bouwde het systeem samen met de ICT-afdeling van het ministerie. Volgens BIS is daarmee een oplossing ontwikkeld die niet alleen voor het departement zelf van betekenis kan zijn, maar ook als voorbeeld kan dienen voor andere overheidsinstanties.

Minister Melvin Bouva plaatste de invoering in het bredere proces van bestuurlijke vernieuwing. De digitalisering van het documentenbeheer was een van de aanbevelingen uit een quickscan die na zijn aantreden, op instructie van president Jennifer Simons, werd uitgevoerd. De minister ziet in BIS Online dan ook meer dan een interne verbetering. Het systeem zou volgens hem kunnen worden toegepast binnen andere ministeries en daarmee bijdragen aan verdere digitalisering van de overheid.

Met de ingebruikname claimt BIS een primeur binnen de Surinaamse overheid. Bouva stelde dat BIS het eerste digitale ministerie van Suriname is. De volgende uitdaging ligt daarmee bij de rest van de overheid. “Laten wij ervoor zorgen dat het niet het laatste is”, aldus de minister.