Met een nieuw digitaal platform moeten de financiële verantwoording en interne communicatie voortaan volledig geautomatiseerd en beter controleerbaar verlopen. Dit zegt minister Melvin Bouva van Buitenlandse Zaken, Internationale Handel en Samenwerking (BIS). Volgens Bouva blijkt uit controles dat meerdere diplomatieke posten onvolledige of onregelmatige financiële rapportages hadden ingediend. De betrokken functionarissen zijn daarop aangeschreven en is gevraagd ontbrekende informatie alsnog aan te leveren en onduidelijkheden te verduidelijken. In enkele gevallen zijn correcties inmiddels doorgevoerd en geconstateerde fouten worden waar nodig terugbetaald. Diplomaten op de verschillende posten zijn betrokken bij de verdere afhandeling en verificatie van de dossiers. Mocht blijken dat fouten niet kunnen worden hersteld of dat sprake is van malversaties, dan zal BIS volgens hem passende maatregelen treffen.

Naast het opschonen van de bestaande administratie zijn ook structurele wijzigingen doorgevoerd. Zo beschikt iedere diplomatieke post voortaan over een aangewezen functionaris met een expliciete financiële verantwoordelijkheid. “Wat niet het geval was. Dat deed de ambassadeur of die wees iemand aan om dat vrijwillig te doen”, zegt de minister. Voor kleinere posten, waar die capaciteit ontbreekt, wordt gewerkt met een gecentraliseerde aanpak.

Om herhaling van de problemen te voorkomen, introduceert het ministerie binnenkort het digitale platform BIS Online, dat draait via SharePoint. Via dit systeem kunnen diplomatieke posten financiële rapportages, dienstreisaanvragen en overige administratieve documenten digitaal en tijdig indienen. Ook de interne correspondentie tussen de ambassades en BIS zal voortaan volledig online verlopen. Met de digitalisering wil BIS de financiële verslaglegging uniformeren, de controle verbeteren en sneller kunnen ingrijpen wanneer onregelmatigheden worden geconstateerd. Volgens de minister wordt het nieuwe systeem op korte termijn officieel gelanceerd.